Informacja o przetwarzaniu przez JT S.A. danych osobowych akcjonariuszy, osób uczestniczących w Walnym Zgromadzeniu lub wykonujących prawa z akcji

Informacja o przetwarzaniu przez JT S.A. danych osobowych akcjonariuszy, osób uczestniczących w Walnym Zgromadzeniu lub wykonujących prawa z akcji

 

JT S.A. przedstawia następującą informację wymaganą przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej w skrócie „RODO”) w sprawie ochrony danych osobowych:

 

W tej informacji zastosowaliśmy zwroty:

 

Spółka, czyli - JT Spółka Akcyjna z siedzibą w Warszawie, adres: 03-044 Warszawa, ul. Płochocińska 111, NIP 7792298897, REGON 300454878, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000576198, której akta rejestrowe prowadzi Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego.

 

Akcjonariusz, czyli – osoba fizyczna, której dane osobowe Spółka przetwarza w związku z uczestnictwem w Walnym Zgromadzeniu Spółki lub wykonywania praw a akcji, które są lub będą emitowane przez Spółkę. W rozumieniu niniejszej informacji „Akcjonariuszem” jest także osoba fizyczna, która jest pełnomocnikiem lub przedstawicielem ustawowym Akcjonariusza, lub która go reprezentuje, lub która na innej podstawie jest osobą uprawnioną do wykonywania praw z akcji Spółki.

 

Spółka - administrator danych osobowych, dane kontaktowe Spółki i inspektora ochrony danych

Administratorem Państwa danych osobowych jest JT Spółka Akcyjna z siedzibą w Warszawie;  03-044 Warszawa, ul. Płochocińska 111. Kontakt ze Spółką jest możliwy pod adresem poczty elektronicznej biuro@jtsa.pl. Kontakt z inspektorem ochrony danych osobowych jest możliwy pod adresem poczty elektronicznej iod@jtsa.pl.

 

W jakich celach przetwarzamy dane Akcjonariusza?

Spółka przetwarza dane osobowe w celu:

¾    wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa wspólnotowego (prawa Unii Europejskiej) lub prawa polskiego, w szczególności Kodeksu Spółek Handlowych, mających zastosowywanie do Spółki, wykonania innych obowiązków przewidzianych prawem, w tym sporządzania list Akcjonariuszy, wykonywania obowiązków ewidencyjnych, sprawozdawczych lub raportowych,

¾    rozpatrywania wniosków lub dokonywania innych czynności związanych z wykonywaniem przez Akcjonariusza praw z akcji emitowanych przez Spółkę,

¾    wykonywania praw wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Spółki takich jak: zapewnienie prawidłowego zwołania i odbycia Walnego Zgromadzenia, podjęcia oraz realizacji uchwał Walnego Zgromadzenia; umożliwienia kontaktu z Akcjonariuszami, weryfikacji tożsamości oraz dochodzenia ewentualnych praw, w tym roszczeń przez Spółkę, lub obrony swych praw lub podmiotu, który Spółka reprezentuje,

¾    przeniesienia danych do archiwum,

¾    audytu.

 

Jakie są kategorie przetwarzanych danych?

Spółka przede wszystkim przetwarza dane, które są związane z identyfikacją lub weryfikacją praw do akcji emitowanych przez Spółkę. Są to przede wszystkim dane umieszczone w dokumentach akcji lub dokumentach potwierdzających prawa do akcji bez względu na formę ich sporządzenia, księdze akcyjnej, pełnomocnictwach, protokołach, wypisach z właściwych rejestrów lub innych dokumentach związanych z Walnym Zgromadzeniem lub wykonywaniem przez Akcjonariusza praw z akcji. W przypadkach, gdy Akcjonariusze kontaktują się ze Spółką drogą elektroniczną, adres poczty elektronicznej i ewentualnie inne dane zawarte w korespondencji elektronicznej. Ponadto Spółka może przetwarzać inne dane osobowe przekazane przez Akcjonariusza lub inny uprawniony orang lub podmiot, o ile nie można ich zakwalifikować do żadnej z powyższych grup, a przetwarzanie jest dokonywane w celach opisanych w tej informacji.

W przypadku przekazywania danych bezpośrednio Spółce, podanie danych jest wymagane przez przepisy Kodeksu spółek handlowych oraz w celu umożliwienia weryfikacji tożsamości Akcjonariusza, a ich niepodanie wiąże się z brakiem możliwości uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu. W przypadku adresu poczty elektronicznej podanie takiego adresu jest dobrowolne, lecz niezbędne do umożliwienia kontaktu pomiędzy Spółką a Akcjonariuszem za pomocą poczty elektronicznej. Jego niepodanie wiąże się z brakiem możliwości podjęcia kontaktu tą drogą.

 

Jakie są podstawy prawne przetwarzania przez spółkę danych akcjonariuszy?

JT S.A. Przetwarza dane osobowe akcjonariuszy w oparciu o następujące przepisy:

a) wypełnienie obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), związanych z art. 407 par 1(1) kodeksu spółek handlowych,

b) prawnie uzasadniony interes JT S.A. (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – w celu obsługi, dochodzenia i obrony w razie zaistnienia wzajemnych roszczeń.

 

Jakie wyróżniany kategorie odbiorców danych?

Dane osobowe możemy przekazywać do podmiotów lub organów:

¾    które są uprawnione na podstawie przepisów prawa,

¾    innych Akcjonariuszy w zakresie wykonywania obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym art. 407 Kodeksu spółek handlowych,

¾    którym przekazanie danych jest konieczne dla wykonania określonej czynności, której stroną jest Akcjonariusz lub innej czynności dotyczącej Akcjonariusza,

¾    którym dane mogą być przekazane na podstawie zgody lub upoważnienia,

¾    które są izbami rozliczeniowymi lub innymi podmiotami prowadzącymi rozliczenia lub rozrachunek, instytucjami płatniczymi lub podmiotami, które takie podmioty reprezentują, o ile ma to związek z czynnością dokonaną przez Akcjonariusza albo na jego rzecz,

¾    doradcom biznesowym, ekonomicznym lub prawnym, biurom rachunkowym i audytorom którzy świadczą usługi dla Spółki.

Spółka nie przewiduje przekazania danych osobowych do krajów spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

Spółka nie przetwarza danych osobowych Akcjonariuszy w sposób zautomatyzowany, oraz nie wykorzystuje tych danych do profilowania.

 

Jak długo Spółka przetwarza dane Akcjonariusza?

Spółka przetwarza dane osobowe w okresie, gdy dana osoba jest Akcjonariuszem. Ponadto Spółka przetwarza dane archiwalne po wygaśnięciu danej relacji prawnej przez okres archiwizacyjny nie krótszy niż okres przedawnienia roszczeń. Zasadniczy okres archiwizacyjny wynosi 6 lat,  z tym, że okres ten kończy się z upływem ostatniego dnia roku kalendarzowego, chyba że przepisy prawa przewidują inny okres. Jeżeli toczy się spór, proces sądowy lub trwa inne postępowanie (szczególnie karne), okres archiwizacyjny będzie liczony od dnia prawomocnego zakończenia sporu, a w przypadku wielu postepowań prawomocnego zakończenia ostatniego z nich, bez względu na sposób jego zakończenia.

Dokumentacja Spółki, w tym dokumentacja Walnych Zgromadzeń, zawierająca dane osobowe przechowywana jest przez okres istnienia Spółki, a następnie może być przekazana podmiotowi wyznaczonemu do przechowywania dokumentów. Okres przechowywania danych przetwarzanych na podstawie zgody jest wskazany w oświadczaniu o zgodzie; w każdym przypadku, jeśli Spółka przetwarza dane w tym celu, do czasu odwołania zgody. 

 

 

Akcjonariusz ma prawo:

¾    żądać  od  Spółki  dostępu  do  swoich danych  osobowych  oraz  prawo  do  ich sprostowania,  gdy  są  niezgodne  ze  stanem  rzeczywistym,  a  nadto  w  przypadkach przewidzianych prawem do żądania ich usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych,

¾    wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych,

¾    przenoszenia danych lub uzyskania kopii danych – z tym, że prawo to nie może niekorzystanie wpływać na prawa i wolności osób, w tym tajemnic handlowych lub własności intelektualnej i będzie ono realizowane w zakresie technicznie możliwym,

¾    cofnięcia udzielonych zgód lub upoważnień dotyczących przetwarza danych.

 

Skąd JT S.A. ma dane Akcjonariuszy?

Dane osobowe Akcjonariuszy są pozyskiwane od Akcjonariuszy  , pełnomocników i przedstawicieli w szczególności w związku z koniecznością wykazania praw z akcji  lub prawa reprezentowania Akcjonariusza.

 

 

Wnioski w sprawie realizacji praw Akcjonariusz może składać elektronicznie na adres: iod@jtsa.pl albo biuro@jtsa.pl lub pisemnie na adres siedziby Spółki.

Spółka może żądać, aby Akcjonariusz sprecyzował informacje lub czynności, których dotyczy żądanie. Realizując żądnie przenoszenia danych lub uzyskania ich kopii, Spółka przekazuje je informując o użytym formacie elektronicznym lub nośniku.

 

Czy Akcjonariusz ma prawo wnieść skargę do organu nadzorczego w zakresie danych osobowych?

Tak, Akcjonariusz może wnieść skargę na przetwarzanie danych do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

 

Niniejsza informacja realizuje obowiązek prawny. Nie wymaga ona żadnego Państwa działania.